Todoist

Todoist ist eine digitale Aufgabenverwaltung für Menschen, die offene Arbeiten, Fristen und wiederkehrende Verpflichtungen an einem Ort organisieren möchten. Die Software verbindet eine einfache To-do-Liste mit Projekten, Unteraufgaben, Prioritäten, Etiketten und übersichtlichen Ansichten für den aktuellen Tag und die nächsten Termine. Neue Aufgaben lassen sich als Text schnell erfassen; wiederkehrende Zeitangaben können direkt bei der Eingabe formuliert werden. Persönliche und berufliche Vorhaben können in getrennten Projekten verwaltet werden. Für gemeinsam bearbeitete Aufgaben gibt es Freigaben, Zuständigkeiten und Kommentare.

Todoist ist als Webanwendung, Desktop-App und Mobil-App verfügbar und gleicht Änderungen über ein Nutzerkonto zwischen den Geräten ab.

Der typische Arbeitsablauf beginnt in der Inbox: Eine Idee oder Verpflichtung wird festgehalten, ohne dass bereits ein vollständiger Projektplan bestehen muss. Danach lassen sich die nächsten Schritte mit Fälligkeiten, Prioritäten und Projekten versehen. Größere Vorhaben können in Abschnitte und Unteraufgaben aufgeteilt werden. Über Listen bleiben Aufgaben nacheinander sichtbar, während eine Boardansicht Spalten für einen eigenen Ablauf bietet. Die Ansichten „Heute“ und „Demnächst“ richten den Blick auf Aufgaben mit anstehenden Terminen. Individuelle Filter ermöglichen etwa, alle dringenden Arbeiten aus unterschiedlichen Projekten in einer einzigen Liste zu sammeln. Dabei ist zu unterscheiden, ob eine Aufgabe spätestens zu einem bestimmten Termin erledigt sein muss oder ob ihre Bearbeitung tatsächlich zu einer konkreten Uhrzeit stattfinden soll.

Die Eingabe in natürlicher Sprache gehört zu den praktischen Besonderheiten. Wiederkehrende Aufgaben wie „jeden Montag“ oder „jeden zweiten Freitag“ können mit ihrem zeitlichen Muster erfasst werden. Zusätzlich erleichtern Prioritätsstufen und Etiketten das Wiederfinden. Bei komplexen oder mehrdeutigen Eingaben ist trotzdem zu prüfen, welches Datum Todoist tatsächlich erkannt hat. Aufgaben können kommentiert und mit Dateien ergänzt werden. Solche Kommentare sind vor allem hilfreich, wenn eine kleine Gruppe miteinander arbeitet und Entscheidungen oder Verweise direkt bei der jeweiligen Aufgabe stehen sollen. Für umfangreiche Dokumentation, eine vollständige Wissensdatenbank oder längere Teamdiskussionen ist jedoch nicht derselbe Funktionsumfang wie bei einer spezialisierten Dokumentenplattform belegt.

Todoist bietet einen dauerhaft kostenlosen Beginner-Plan. Er enthält fünf aktive persönliche Projekte, drei Filteransichten, Listen- und Boarddarstellung, Fälligkeiten, wiederkehrende Aufgaben sowie automatische Erinnerungen für Aufgaben mit Datum und Uhrzeit. Der kostenlose Einstieg ist nicht nur eine zeitlich befristete Probeversion. Die Grenzen werden interessant, wenn die Zahl getrennter Projekte steigt, mehrere individuelle Arbeitsübersichten benötigt werden oder Aufgaben in einem internen Kalender per Zeitblock geplant werden sollen. Die reine Verknüpfung eines Google- oder Outlook-Kalenders ist auch ohne Pro möglich. Das vollständige Todoist-Kalender-Layout und die damit verbundenen Planungsansichten erfordern nach der offiziellen Tarifübersicht dagegen Pro oder Business. Individuelle, wiederkehrende oder ortsbezogene Erinnerungen zählen ebenfalls zu den erweiterten Tarifmerkmalen.

Für Deutschland nennt Todoist seit der Preisanpassung vom 10. Dezember 2025 offiziell 7 Euro pro Monat für Pro bei monatlicher Zahlung. Bei Jahreszahlung beträgt der tatsächliche Pro-Jahrespreis 60 Euro; der oft beworbene Wert von 5 Euro pro Monat ist in diesem Fall lediglich die rechnerische Aufteilung des Jahresbetrags. Business kostet nach der offiziellen deutschen Mitteilung 10 Euro pro Person und Monat oder bei Jahreszahlung 96 Euro pro Person und Jahr, was einem rechnerischen Monatsäquivalent von 8 Euro entspricht. Die Abrechnung für Teamkonten und die Behandlung der Umsatzsteuer sind bei der jeweiligen Bestellung zu berücksichtigen. Außerdem werden zeitlich begrenzte Pro- und Business-Testmöglichkeiten beschrieben: sieben Tage für Pro und 14 Tage für Business. Da Preise, Steueransichten und Aktionsbedingungen laufend geändert werden können, bleibt der tatsächliche Checkout vor dem Abschluss maßgeblich.

Der Pro-Plan erweitert die Anzahl aktiver persönlicher Projekte von fünf auf 300 und die Zahl individueller Filteransichten auf 150. Er ergänzt unter anderem das interne Kalender-Layout, die Festlegung einer Aufgabendauer, frei konfigurierbare Erinnerungen, einen längeren Aktivitätsverlauf und automatische Backups. Todoist erstellt nach der aktuellen Dokumentation an Tagen mit Änderungen bis zu 21 abrufbare Projekt-Sicherungen im ZIP-/CSV-Format. Diese helfen, Daten wieder in Projekte zu importieren; sie sind nicht mit einer kompletten Wiederherstellung aller Einstellungen und externen Integrationszustände gleichzusetzen. Die vollständige Projekthistorie bedeutet ebenfalls nicht, dass außerhalb des Produkts gespeicherte Daten automatisch wiederhergestellt werden können.

Für Teams kommt es darauf an, zwischen Freigaben in persönlichen Projekten und einem verwalteten Arbeitsbereich zu unterscheiden. Auch persönliche Projekte können anderen Menschen zugänglich gemacht und mit zugewiesenen Aufgaben, Kommentaren und Dateien genutzt werden. Je persönlichem Projekt sind laut Tarifmatrix bis zu fünf Personen vorgesehen. Business ergänzt einen gemeinsamen Team-Workspace, Teamprojektordner, Rollen und zentrale Abrechnung. Die offiziellen Grenzen umfassen bis zu 500 aktive Teamprojekte und eine deutlich höhere Zahl an Teammitgliedern und Gästen. Die internen Rollen- und Freigabeoptionen sind für überschaubare Zuständigkeiten praktisch; Anforderungen wie tiefes Portfolio-Reporting, mehrfach verknüpfte Arbeitspläne, detaillierte Ressourcenverteilung oder spezielle Compliance-Prozesse müssen aber getrennt geprüft werden. Eine Teamfreigabe bedeutet nicht, dass ohne weitere Vereinbarung jede Aufgabe von beliebig vielen gleichberechtigten Verantwortlichen betreut werden kann.

Trotz kostenpflichtiger Erweiterungen bestehen systemweite Obergrenzen. Die aktuelle Limitdokumentation nennt 300 aktive Aufgaben je Projekt, 20 Abschnitte je Projekt, insgesamt 500 aktive Projekte und 500 Etiketten je Konto. Diese Grenzen gelten nicht automatisch erst bei sehr großen Firmenkonten, sondern nach Angaben des Anbieters grundsätzlich über die Tarife hinweg. Wer eine umfangreiche Sammlung mit mehreren Tausend gleichzeitig offenen Elementen in einem einzigen Projekt führen möchte, muss sie deshalb anders strukturieren. Bei Dateianhängen widersprechen sich zwei offizielle Hilfeseiten hinsichtlich der Pro-Größe: Während die Preisseite 100 MB ausweist, nennt die aktualisierte Plan-FAQ 25 MB. Für konkrete große Dateien ist daher eine Prüfung im tatsächlich verwendeten Konto sinnvoll, statt einen der Werte als garantiert anzusehen.

Der Kalender kann auf zwei Arten genutzt werden, die bei der Auswahl auseinanderzuhalten sind. Einerseits zeigt Todoist Termine aus einem verbundenen Google- oder Outlook-Kalender neben eigenen Aufgaben in „Heute“ und „Demnächst“. Andererseits kann die App terminierte Aufgaben an den verbundenen Kalender übergeben. Beides ist laut offizieller Kalenderhilfe in allen Plänen möglich. Ein vollflächiges internes Wochen- oder Monatslayout mit Zeitblöcken ist allerdings ein Bezahlmerkmal. In der verifizierten Version lässt sich nativ jeweils Google oder Outlook als Kalenderanbieter verbinden, nicht beide Anbieter gleichzeitig. Eine Möglichkeit zur Darstellung externer iCal-Kalender ersetzt keine gesondert unterstützte direkte, bidirektionale Anbieterintegration. Außerdem bietet Todoist kein Startdatum, mit dem die Aufgabe bis zu einem zukünftigen Zeitpunkt vollständig verborgen wird; die dokumentierte Höchstdauer eines einzelnen Aufgabenblocks beträgt 24 Stunden.

Für die Nutzung stehen Apps für Windows, macOS, Linux, iPhone, iPad, Android, Apple Watch und Wear OS bereit. Die Web-App wird in aktuellen Desktopbrowsern unterstützt. Chrome und Firefox verfügen über eigene Erweiterungen, mit denen Webseiten oder markierter Text als Aufgabe gespeichert werden können. Hinzu kommen E-Mail-Integrationen für etwa Gmail und Outlook sowie Verknüpfungen mit Slack, Microsoft Teams, Jira, Notion und Zeitmessdiensten. Solche Dienste können den Weg zwischen E-Mail, Nachricht, Termin und Aufgabe verkürzen. Sie sind jedoch zum Teil Angebote anderer Unternehmen und können eigene Berechtigungen, zusätzliche Gebühren oder Änderungen mitbringen. Nicht jede beworbene Anbindung funktioniert in jeder Richtung; besonders bei Kalendern und umfangreichen Datenübertragungen sind die genauen Synchronisierungsregeln zu beachten.

Ein bereits eingerichtetes Konto kann bestehende Todoist-Daten auch ohne ständige Internetverbindung anzeigen und Änderungen offline sammeln. Nach erneuter Verbindung sollen diese mit der Cloud synchronisiert werden. Damit gehen aber besondere Risiken einher: Werden Browserdaten gelöscht, wird das Konto abgemeldet oder eine nicht synchronisierte App geschlossen, können lokale Änderungen verloren gehen. Für wichtige Projektinformationen sind regelmäßige Exporte und der Blick auf die Synchronisierungsanzeige deshalb sinnvoll. Die Software ist trotz Offline-Funktion ein Cloudprodukt und bietet nach den geprüften Unterlagen keinen allgemein verfügbaren selbst gehosteten Betrieb. Der Speicherort und die vertraglichen Bedingungen des Anbieters bleiben damit Teil der Entscheidung.

Todoist bietet auch KI-Funktionen, die nicht mit einer automatischen Komplettorganisation verwechselt werden sollten. Ramble ist eine Spracheingabe, die aus gesprochenen Gedanken einzelne Aufgaben ableiten kann. Im Gratisplan sind aktuell bis zu zehn Ramble-Sitzungen im Monat ausgewiesen; die kostenpflichtigen Pläne bewerben umfangreichere Nutzung, wobei technische Ratenbegrenzungen möglich sind. Task Assist hilft, Aufgaben in Schritte zu zerlegen oder bessere Formulierungen zu finden. Filter Assist unterstützt das Erstellen eigener Filter aus einfachen Beschreibungen; seine Sprachunterstützung ist laut einschlägigem Hilfeartikel begrenzt. Email Assist kann weitergeleitete Nachrichten in Aufgaben überführen. Die Qualität automatisch erstellter Aufgaben sollte vor der Übernahme überprüft werden, insbesondere bei mehrdeutigen Diktaten oder vertraulichen Inhalten.

Das gesondert beworbene Angebot Todoist Automations befindet sich nach offizieller Darstellung im Beta-Stadium. Es soll Arbeitsabläufe aus umgangssprachlichen Beschreibungen erzeugen und je nach Bedingungen selbstständig ausführen. Bei der Abrechnung ist zwischen einem normalen Pro-Abonnement und separat gekauftem Compute-Guthaben für Automationsläufe zu unterscheiden. Wer lediglich wiederkehrende Aufgaben benötigt, braucht deshalb nicht automatisch eine zusätzliche Beta-Automation. Umgekehrt sollte eine eigene Automatisierung nicht als garantiert kostenfrei im normalen Pro-Preis versprochen werden. Verfügbarkeit, Berechnungsweise und laufende Beta-Bedingungen müssen vor einer Veröffentlichung mit besonderer Vorsicht erneut kontrolliert werden.

Entwickler und technisch versierte Nutzer können auf eine offizielle Programmierschnittstelle zugreifen. Über die API lassen sich Aufgaben und weitere Daten im Rahmen der Berechtigungen lesen und bearbeiten. Webhooks melden Änderungen an verbundene Anwendungen; die offizielle Dokumentation weist allerdings darauf hin, dass solche Meldungen verzögert, in anderer Reihenfolge oder ausnahmsweise gar nicht eintreffen können. Wer eine zuverlässige eigene Integration entwickelt, braucht daher zusätzlich einen Abgleich des tatsächlichen Datenbestands. Der Developer Hub beschreibt außerdem einen Sync-Endpunkt, OAuth für Apps, eine MCP-Anbindung für geeignete KI-Clients und eine Kommandozeilen-Schnittstelle. Diese Funktionen sind nützlich für eigene Integrationen, aber für viele private Nutzer weniger entscheidend als schnelle Erfassung, gute Wiederholungsregeln und übersichtliche Tageslisten.

Beim Datenexport erlaubt Todoist den Import und Export einzelner Projekte als CSV. Dadurch können Nutzer Projektdaten sichern und grundsätzlich in andere Systeme übertragen. Die Information bedeutet aber nicht, dass jede plattformspezifische Einstellung, jede Filterregel und jeder externe Verknüpfungszustand bei einem Wechsel verlustfrei kopiert werden kann. Ein Import aus CSV sollte zunächst mit einem Testprojekt durchgeführt werden. Laut offizieller Hilfe lässt sich ein erfolgreich gestarteter Import nicht durch eine einzige Undo-Funktion komplett zurücknehmen. Für professionelle Nutzung ist deshalb eine Kopie des Ursprungsdatensatzes vor großen Importen zweckmäßig.

Beim Datenschutz ist der aktuell veröffentlichte Wortlaut wichtiger als vereinfachende Marketingformeln. Die Datenschutzerklärung mit Wirksamkeitsdatum 27. August 2026 nennt Todoist Inc. in Delaware als Anbieter und beschreibt Verarbeitung beziehungsweise Speicherung von Daten in den Vereinigten Staaten. Der Anbieter führt verschiedene Cloud- und andere Dienstleister auf und erklärt, internationale Datentransfers rechtlich abzusichern. Die Sicherheitsseite nennt eine verschlüsselte Übertragung und Speicherung auf Cloudsystemen. Neuere Herstellerangaben nennen SOC 2 Type II; eine ältere Hilfeseite kann hierzu noch einen überholten Stand anzeigen. Daraus folgt keine Garantie, dass jede Verarbeitung allein in Europa stattfindet oder dass jeder Unternehmenseinsatz ohne individuelle Prüfung datenschutzrechtlich zulässig ist. Deutsche Unternehmen sollten insbesondere die geltende Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die genutzten Unterauftragnehmer, Löschfristen und den tatsächlichen Zugang Dritter zu vertraulichen Daten prüfen.

Für KI-Eingaben und Drittintegrationen sind die Datenflüsse nochmals gesondert relevant. Nach Todoists eigener Darstellung erfolgen KI-Anfragen über ausgewählte Infrastrukturen und bestimmte Modellanbieter, die Daten nicht zum Modelltraining verwenden sollen. Die aktuelle Datenschutzerklärung zählt dennoch Inhalte von Prompts und Antworten zu den verarbeiteten Informationsarten. Wer geheime Vertragsdaten oder Informationen mit besonderem Schutzbedarf verarbeitet, sollte nicht von einer einfachen Aussage wie „KI ist sicher“ ausgehen, sondern die konkrete Funktion, das DPA und die Unterauftragnehmer prüfen. Konto- und Teamrechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie ein bewusster Umgang mit freigegebenen Aufgaben sind zusätzliche praktische Schutzmaßnahmen.

Unabhängige Nutzerbewertungen beschreiben häufig eine klare Oberfläche, schnelle Aufgabeneingabe, sinnvolle Wiederholungen und plattformübergreifende Nutzung als Stärken. Wiederkehrende Kritik betrifft den begrenzten Gratisplan, den Preis fortgeschrittener Funktionen, einzelne Kalender- oder Synchronisierungsprobleme und die begrenzte Tiefe gegenüber komplexeren Projektmanagementsystemen. Die Aussagen variieren stark mit der individuellen Arbeitssituation. Eine Plattformbewertung sollte deshalb nie aus Marketingzitaten oder dem Mittelwert unterschiedlicher Apps abgeleitet werden. GetApp, Capterra und Software Advice zeigen beispielsweise denselben großen Reviewbestand; ihre Stimmen sind nicht drei unabhängige Stichproben. Bei Chrome- und Firefox-Bewertungen wird dagegen konkret die Browser-Erweiterung beurteilt und nicht automatisch die gesamte Pro- oder Business-Plattform.

Todoist lässt sich somit als Aufgabenmanager mit mehreren Ausbaustufen verstehen: kostenloses persönliches Basiswerkzeug, umfangreicherer Einzelplatz mit Kalender und Backups sowie Teamwerkzeug mit zusätzlicher Verwaltung. Für die Entscheidung zählen vor allem die eigene Projektanzahl, der Bedarf an individuellen Erinnerungen, die gewünschte Kalenderdarstellung, die Zahl der Mitwirkenden, konkrete Automationswünsche und die Anforderungen an Datenschutz und Export. Wer diese Punkte mit den aktuellen offiziellen Tarifangaben und dem eigenen Nutzungskontext vergleicht, kann die Eignung nachvollziehbar beurteilen, ohne aus einer hohen Sternezahl oder einem besonders langen Featurekatalog automatisch auf die passende Lösung zu schließen.