Capacities

Capacities ist eine Anwendung für persönliche Notizen, Quellen und Ideen. Anstelle einer reinen Ordnerstruktur verwaltet das Programm Inhalte als verknüpfte Objekte, beispielsweise Bücher, Personen, Projekte oder Besprechungen. Eigene Objekttypen und Eigenschaften machen solche Einträge einheitlich durchsuchbar. Rückverweise zeigen, welche anderen Notizen ein Thema erwähnen; die Graphansicht stellt Beziehungen als Netz dar. Tägliche Notizen nehmen spontane Gedanken auf, die später mit größeren Themen verbunden werden können. Entscheidend ist, ob dieses objektbasierte Vorgehen zum eigenen Arbeitsstil passt.

Der kostenlose Basic-Tarif ist nach offizieller Aussage dauerhaft nutzbar. Er enthält unbegrenzt viele Spaces, Objekte, Blöcke und eigene Objekttypen, außerdem geräteübergreifende Synchronisierung, Volltextsuche, Import und Export sowie Offline-Unterstützung in den Apps. Bei Mediendateien nennt der Anbieter ausdrücklich Medienuploads bis zu insgesamt 5 GB und danach 100 MB pro Monat; der genaue praktische Schwellenwechsel ist für datenintensive Nutzung wichtig. Wer nur gelegentlich Notizen und Links sammelt, erhält somit bereits eine langfristig nutzbare Grundlage, ohne zwingend ein Pro-Abonnement abschließen zu müssen.

Im praktischen Alltag können Webseiten über eine Erweiterung als Linkobjekte angelegt, Erkenntnisse in Tagesnotizen notiert und später Personen, Büchern, Themen oder Projekten zugeordnet werden. Tags und Sammlungen helfen beim Ordnen; eigene Eigenschaften etwa für Quelle, Datum oder Bearbeitungsstand erleichtern das Wiederfinden. Für verknüpfte Inhalte stehen verschiedene Ansichten und Seitenlayouts bereit. Die volle Stärke dieser Arbeitsweise entsteht mit einem über längere Zeit gepflegten Datenbestand. Wer dagegen lediglich kurze, einfache Notizen in einer klassischen Ordnerliste anlegen möchte, muss zunächst zusätzliche Begriffe wie Objekttyp, Sammlung und Beziehung kennenlernen.

Die Pro-Version fügt unter anderem persönliche Aufgabenverwaltung, Kalenderanschlüsse, intelligente Abfragen, erweiterte Suche, Versionshistorie, Tabellenformeln und KI-Funktionen hinzu. Aufgaben können innerhalb einer Notiz entstehen und Informationen über ihren Kontext behalten. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich abhängig vom vorgesehenen Termin oder der vorherigen Erledigung planen. Kalenderanbindungen werden für Google, Microsoft, Apple und CalDAV dokumentiert. Eine externe Veranstaltung wird dabei nicht automatisch zu einem gewöhnlichen Wissensobjekt. Pro bedeutet auch nicht, dass komplette Teamprojekte mit gemeinsamer Zuständigkeit und Rechtemanagement unterstützt würden.

Der KI-Assistent kann bei entsprechenden Freigaben mit Notizen arbeiten, Inhalte zusammenfassen oder übersetzen und Eigenschaften ausfüllen. Bilder, PDF- und Webinhalte lassen sich je nach verfügbarer Funktion auswerten. Capacities bietet zusätzlich eine Programmierschnittstelle und einen Remote-MCP-Server für kompatible externe KI-Assistenten. Die Nutzung ist tarif-, modell- und budgetabhängig: Pro und Believer enthalten ein monatliches Grundbudget; das kostenpflichtige Plus-Zusatzangebot erweitert es. Externe KI-Clients bringen außerdem zusätzliche Verantwortlichkeiten für Zugriff und Datenverarbeitung mit. Eine beliebige Zahl kostenfreier KI-Anfragen ist nicht zugesagt.

Die Software gibt es für Windows, macOS, Linux, Android, iOS und den Webbrowser; der Hersteller nennt Deutsch und Englisch als Benutzeroberflächen. Installierte Apps können bereits vorhandene beziehungsweise heruntergeladene Inhalte offline verwenden und neue Bearbeitungen später abgleichen. Das betrifft jedoch nicht Online-Integrationen oder KI. Für Mediendateien kann ein gezielter Download erforderlich sein. Bei widersprüchlichen parallelen Offline-Bearbeitungen können Konflikte auftreten. Die Browser-Erweiterungen speichern in erster Linie URL, Titel und Vorschaumaterial; sie sind keine Garantie auf ein vollständiges lokales Archiv jeder Webseite.

Beim Datenwechsel sind die Grenzen der Exportformate entscheidend. Einzeldateien und größere Bestände lassen sich unter anderem aus Markdown importieren; der Bulk Import ist mit Mengen- und Dateigrenzen versehen. Exporte erzeugen beispielsweise Markdown- und CSV-Inhalte; einzelne Seiten unterstützen weitere Formate. Es gibt geplante lokale Desktop-Exporte, sofern die Anwendung läuft und die relevanten Medien lokal verfügbar sind. Damit wird Datenmitnahme praktikabel, doch nicht jedes Capacities-spezifische Objektfeld, jede Abfrage oder Datenbankansicht lässt sich unmittelbar und verlustfrei in einer anderen Software weiterverwenden. Für einen Wechsel empfiehlt sich ein Testexport mit verschiedenen Objektarten.

Capacities wird von der deutschen Capacities Labs GmbH betrieben. Nach Anbieterangaben liegen Nutzerdaten in der EU. Zugleich erklärt der Anbieter, dass Inhalte nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind, weil bestimmte Funktionen serverseitige Verarbeitung voraussetzen. Unternehmen sollten die veröffentlichte Datenschutzerklärung und den angebotenen Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen. Für KI gelten zusätzliche Angaben zur Modellverarbeitung; bei externen MCP-Clients die jeweiligen Datenschutzhinweise. Datenschutzgarantien für jeden betrieblichen Einsatz lassen sich aus dem EU-Unternehmenssitz allein nicht ableiten.

Die Basisnutzung ist gratis. Der Anbieter nennt für bezahlte Angebote Pro und Believer sowohl Monats- als auch Jahresvarianten; die öffentliche Darstellung der USD-Preise war beim Rechercheabgleich nicht vollkommen eindeutig. Die Facts-Seite vom 23. September 2026 nennt 11,99 USD monatlich oder 119,88 USD jährlich für Pro, während die ausgelesene Preisseite 9,99 USD pro Monat zeigt. Die Facts-Seite bezeichnet 9,99 USD als überholten Monatslistenpreis; die aktuell ausgelesene Preisseite zeigt diesen Betrag dennoch. Die öffentliche Ansicht trennt deshalb den auf Monatswerte heruntergerechneten Jahresplan nicht zuverlässig von einem einzeln monatlich zahlbaren Tarif. Für den Website-Checkout in Deutschland konnte kein verbindlicher Euro-Endpreis öffentlich bestätigt werden. Der deutsche Apple App Store weist dagegen für Pro zwei In-App-Kaufpreise von 19,99 € und 229,00 € aus, ohne im eingesehenen Store-Text die jeweiligen Abrechnungszeiträume ausdrücklich zuzuordnen. Diese Store-Preise sind nicht ohne Prüfung mit dem Website-Checkout gleichzusetzen. Eine echte Pro-Testphase ohne Kreditkarte wird ausdrücklich angeboten; deren Dauer ist öffentlich nicht belegt. Paddle wickelt Zahlungen ab.

Das Produkt ist bewusst für Einzelpersonen gebaut. Einzelne Notizen können anderen lesend zugänglich gemacht werden, es gibt jedoch keine gemeinsame Echtzeitbearbeitung und keine Team-/Organisationspläne. Wer gemeinsam an Wikis, Dokumenten oder Projekttabellen arbeiten möchte, sollte deshalb Produkte mit expliziter Teamstruktur vergleichen. Zu relevanten Alternativen zählen Obsidian mit eigenverwalteten Markdown-Dateien, Notion mit kollaborativen Datenbanken, OneNote für Notizbücher und weitere objektorientierte Wissenssysteme. Eine pauschale Rangfolge wäre hier irreführend; entscheidend sind lokale Datenkontrolle, gemeinsame Bearbeitung, gewünschte Objektstruktur und die Kosten für Zusatzfunktionen.

Für die inhaltliche Organisation stehen Tags und Sammlungen nebeneinander: Ein Tag lässt sich über Objekttypen hinweg verwenden, während eine Sammlung Objekte innerhalb ihres Typs zusammenfasst. Eigenschaften können ein Datum, einen Bearbeitungsstand oder eine Verknüpfung enthalten. Der Texteditor arbeitet mit einzelnen Blöcken. Er kann unter anderem Listen, Tabellen, Links, Code und Medien aufnehmen; Verweise sind auch auf einzelne Inhaltsblöcke möglich. Verschiedene Ansichten, beispielsweise Karten, Tabellen und Galerien, lassen sich je nach Inhalt einsetzen. Objekte können mithilfe von Vorlagen nach demselben Schema beginnen. Damit ist Capacities für ein persönliches Wissensarchiv anders aufgebaut als ein klassisches digitales Notizbuch.

Ein praktisches Beispiel ist die Vorbereitung eines Artikels: Über die Browser-Erweiterung werden Webseiten als Linkobjekte aufgenommen, Aussagen in Tagesnotizen festgehalten und Quellen mit einem Thema oder Projekt verknüpft. Eine Person kann dadurch später alle Quellen zu einem Artikel wiederfinden, ohne sie in mehreren Ordnern ablegen zu müssen. Die Erweiterung erstellt jedoch kein verlässliches vollständiges Offline-Archiv einer ganzen Webseite. Alternativ lassen sich Informationen nach Einrichtung über E-Mail, WhatsApp oder Telegram an das eigene System schicken. Mobil unterstützen Apps das Erfassen von Fotos sowie das Teilen von Inhalten aus anderen Anwendungen.

Bei Pro können Aufgaben direkt aus dem Kontext einer Besprechung oder eines Projekts entstehen. Fälligkeiten, Prioritäten und Status helfen bei der persönlichen Planung; Ansichten zeigen offene Aufgaben und deren Fortschritt. Wiederholungen lassen sich nach Zeitplan oder abhängig vom Abschluss der vorherigen Erledigung einstellen. Die Anbindungen an Kalender von Google, Microsoft, Apple und über CalDAV ordnen externe Termine dem persönlichen Tagesablauf zu, ohne sie automatisch in frei bearbeitbare Wissensobjekte umzuwandeln. Unterstützte Task Actions erlauben außerdem die Übergabe von Aufgaben an externe Aufgabenprogramme; eine vollständige beidseitige Synchronisierung ist nicht pauschal zugesagt.

Bei komplexen Datenbeständen sind die Importgrenzen zu beachten. Die Dokumentation nennt für den Desktop-Massenimport bis zu 100 Dateien pro Vorgang, bis zu 10 GB pro Importauftrag und bis zu 100 MB je Datei sowie ein nutzerbezogenes Gesamtkontingent. Diese Regeln betreffen den Bulk Import und sind nicht mit dem normalen Medienkontingent im Gratisplan gleichzusetzen. Für den Wechsel aus Obsidian, Notion, Evernote oder Apple Notes stehen eigene Hinweise bereit. Ein Probelauf mit unterschiedlichen Textformaten, Bildern und internen Links ist sinnvoll, weil die Struktur des Ausgangssystems nicht vollständig identisch übernommen werden muss.

Regelmäßige lokale Exporte werden über die Desktop-App angeboten. Nach Angaben in der Dokumentation können sie beispielsweise täglich, wöchentlich oder monatlich geplant werden; dazu muss die Anwendung zum vorgesehenen Zeitpunkt laufen. Außerdem müssen zu sichernde Medien lokal vorhanden sein. Der Export ist deshalb eine Möglichkeit zur Datenmitnahme, ersetzt aber nicht automatisch einen unabhängig überwachten Backupdienst. Es empfiehlt sich, die erzeugten Markdown- und Begleitdateien sowie die Wiederherstellbarkeit wichtiger Verknüpfungen gelegentlich zu kontrollieren.

Für die Nutzung mit vertraulichen Informationen müssen die Sicherheitsgrenzen verstanden werden: Nach Anbieterangaben sind Daten bei der Übertragung und auf den Servern verschlüsselt, aber nicht durchgängig Ende-zu-Ende. Der Anbieter kann Inhalte für Funktionen auf seinen Systemen verarbeiten. Die EU-Datenspeicherung nach Herstellerangabe ist für die Standortprüfung relevant, stellt aber keine pauschale Zusage für sämtliche externen KI-Aufrufe dar. Capacities bietet Informationen zum Datenschutz und einen Auftragsverarbeitungsvertrag an. Bei beruflicher Nutzung können ergänzende Prüfungen zu Berechtigungen, Unterauftragnehmern und Löschfristen nötig sein.

Beim Export aus Capacities ist die Grenze zwischen lesbaren Daten und einer identischen Nachbildung der Anwendung wichtig. Markdown, CSV und weitere unterstützte Formate ermöglichen die weitere Nutzung vieler Texte und Metadaten. Sie übertragen aber nicht zwangsläufig jedes spezielle Feld, jede dynamische Abfrage oder jedes genaue Seitenlayout in ein anderes Notizprogramm. Wer maximale lokale Dateikontrolle benötigt, sollte Systeme mit einem direkt verwalteten Markdown-Ordner vergleichen; Capacities setzt trotz Offline-Unterstützung auf ein synchronisiertes Benutzerkonto. Für Teams mit gleichzeitiger Dokumentbearbeitung oder zentralen Rollen und Rechten ist das Produkt nach eigener Positionierung nicht konzipiert.

Zur Unterstützung nennt Capacities eine öffentlich zugängliche Dokumentation, eine Community und Kontakt über E-Mail. Informationen zur Verfügbarkeit des Dienstes stehen auf einer Statusseite. Das Unternehmen bietet außerdem ein öffentliches Affiliate-Programm mit individueller Bewerbung an; dessen Konditionen sind nicht mit den Endkundenpreisen zu verwechseln. Produktbezogene Bewertungen sollten stets als externe Nutzererfahrungen verstanden werden. Sie zeigen unterschiedliche Eindrücke zu Bedienung, mobilen Apps und verknüpften Notizen, doch ein Store-Wert bildet weder einen eigenen Praxistest noch jedes Gerät oder jede Programmversion ab.

Öffentliche Nutzerbewertungen liefern ergänzende Hinweise, ersetzen aber keinen eigenen Test. Beim Bewertungsabgleich am 3. Oktober 2026 zeigte Google Play im Profilkopf 3,1 Sterne aus 602 Bewertungen, Product Hunt 4,8 aus 66 und der deutsche Apple App Store 4,5 aus 50 Bewertungen; auf Google Play weicht die gesonderte gerätespezifische Auswertung davon ab. Positives Feedback betrifft häufig die Verbindung von Ideen und die strukturierte Oberfläche; einzelne Nutzer kritisieren dagegen mobile Bedienbarkeit, Lernaufwand oder Medien-/Synchronisationsprobleme. Solche Aussagen beschreiben individuelle Erfahrungen mit teils älteren Versionsständen und sollten nicht als garantierte Eigenschaften sämtlicher aktuellen Installationen wiedergegeben werden.