Mendeley

Mendeley ist ein Werkzeug für die Verwaltung wissenschaftlicher Literatur. Der moderne Mendeley Reference Manager sammelt bibliografische Angaben zu Artikeln, Büchern und anderen Veröffentlichungen und verbindet sie mit PDF-Dateien, sofern diese vorhanden sind. Quellen lassen sich thematisch sortieren, nach unterschiedlichen Angaben suchen und im integrierten PDF-Reader lesen. Textstellen können markiert oder kommentiert und in einem eigenen Notebook zusammengeführt werden. Mit dem zusätzlichen Mendeley Cite werden die gespeicherten Quellen in Microsoft Word zitiert und zu einem Literaturverzeichnis zusammengestellt.

Zum Produkt gehören mehrere eigenständige Bausteine, die nicht verwechselt werden sollten: Mendeley Reference Manager als moderne Desktop- und Webanwendung, Mendeley Web Importer als Browser-Erweiterung und Mendeley Cite als Add-in für Microsoft Word. Daneben ist das ältere Mendeley Desktop in Version 1.19.8 weiterhin gesondert verfügbar, erhält aber keine neuen Funktionen. Laut Mendeley-Blog kann die ältere Software für bestehende Arbeitsabläufe weiter verwendet werden; die langfristige Wartung wird in verschiedenen offiziellen Artikeln unterschiedlich beschrieben. Mendeley Data ist wiederum ein anderes Angebot für Forschungsdatensätze und nicht mit der persönlichen Referenzbibliothek gleichzusetzen.

Der Einstieg in eine Bibliothek gelingt auf mehreren Wegen. Neue Literaturangaben können manuell eingetragen oder anhand einer vorhandenen DOI, also einer eindeutigen Kennung für wissenschaftliche Veröffentlichungen, ergänzt werden. PDF-Dateien lassen sich einzeln, gesammelt oder per Drag-and-drop importieren. Außerdem können bestehende Quellenbestände aus BibTeX, RIS und EndNote XML übernommen werden. Mendeley versucht, Metadaten aus PDFs auszulesen. Autorennamen, Dokumenttyp, Erscheinungsjahr, Titel und DOI sollten dennoch geprüft werden, weil die automatische Erkennung nicht jeden Sonderfall fehlerfrei abbildet. Ein überwachter Ordner kann neu hinzukommende PDF-Dateien automatisch einlesen; laut offizieller Anleitung ist hierfür nur ein beobachteter Ordner je Gerät vorgesehen und eine Internetverbindung nötig.

Für die Literaturrecherche steht der Mendeley Web Importer bereit. Die Erweiterung kann auf besuchten wissenschaftlichen Webseiten bibliografische Angaben erkennen und, sofern verfügbar und rechtlich zugänglich, auch PDF-Volltexte in die Bibliothek übernehmen. Sie wird unter anderem für Chrome, Firefox, Edge und Safari angeboten. Ein Webimport ist nicht garantiert: Webseitenstruktur, Zugangsschranken und verfügbare Volltexte bestimmen, was tatsächlich erkannt wird. Beim Teilen oder Hochladen urheberrechtlich geschützter Artikel muss die jeweilige Lizenz beachtet werden. Der Web Importer hat zudem weitreichende Browserberechtigungen. Insbesondere in Hochschulen und Unternehmen kann deshalb eine gesonderte Freigabe erforderlich sein.

Die Bibliothek lässt sich mit Sammlungen, Schlagwörtern und Favoriten strukturieren. Eine Referenz kann mehreren thematischen Sammlungen zugeordnet sein, ohne dass deshalb getrennte Kopien der eigentlichen Quelle entstehen müssen. Das Löschen einer Sammlung bedeutet nicht automatisch das Löschen der darin aufgeführten Referenzen. Ergänzende Übersichten für neu hinzugefügte oder zuletzt gelesene Literatur unterstützen den Zugriff. Für die Suche stehen grundlegende bibliografische Angaben und in der aktuellen Desktopanwendung erweiterte Suchfelder bereit, unter anderem Autor, Titel, Jahr, Abstract und PDF-Inhalt. Die PDF-Volltextsuche kann Stellen innerhalb textbasierter Dateien auffinden; diese erweiterte Suche steht in der Webversion des Reference Managers nicht in gleichem Umfang bereit.

Für das Lesen stellt Mendeley einen eigenen PDF-Reader bereit. Darin können Textstellen kopiert, farbig markiert und mit Haftnotizen versehen werden. Auszüge aus unterschiedlichen Papieren lassen sich im Mendeley Notebook zusammenstellen. Ein Verweis auf die Ausgangsstelle unterstützt die Rückkehr zum Kontext eines Zitats. Notebook-Seiten können bearbeitet und einzeln exportiert werden. Einzelne PDFs können zudem mit ihren Markierungen und Anmerkungen ausgegeben werden. Diese Wege sind auch bei einem späteren Wechsel zu anderer Software wichtig: Nicht jeder interne Notizbuchbezug und jede Gruppenbeziehung wird durch einen einfachen bibliografischen Export mitgenommen.

Beim wissenschaftlichen Schreiben kommt Mendeley Cite zum Einsatz. Das Word-Add-in ermöglicht es, einzelne oder mehrere Quellen aus der Mendeley-Bibliothek einzufügen, Zitationsangaben anzupassen und ein Literaturverzeichnis aus den im Dokument verwendeten Nachweisen zu erzeugen. Änderungen am Zitierstil können die Formatierung der Zitate und des Verzeichnisses an andere wissenschaftliche Vorgaben anpassen. Das Add-in kann die Cloudbibliothek auch dann laden, wenn der Reference Manager nicht gleichzeitig geöffnet oder auf dem jeweiligen Computer installiert ist. Dokumente mit dem früheren Desktop-Zitations-Plugin lassen sich grundsätzlich umstellen; vor einer Umstellung empfiehlt sich eine Sicherungskopie und die Kontrolle aller Quellennachweise.

Mendeley Cite ist als aktuelles Add-in für unterstützte Microsoft-Word-Versionen vorgesehen, auch für Word im Web und nach den Produktangaben Word auf dem iPad. Daraus folgt nicht, dass eine moderne native Zitationsintegration für Google Docs oder LibreOffice verfügbar ist. Eine in älteren Anleitungen beschriebene LibreOffice-Anbindung bezieht sich auf das separate alte Mendeley-Desktop-Plug-in. Wer ohne Word arbeitet, sollte vor der Wahl die passende Zitationsintegration ausdrücklich prüfen. Der Anbieter bietet außerdem eine Entwickler-API zur technischen Anbindung bestimmter Literaturabläufe; nicht jeder historisch dokumentierte API-Endpunkt ist automatisch noch verfügbar.

Die Cloudbibliothek synchronisiert Referenzen und weitere unterstützte Daten zwischen dem Desktopprogramm und der Weboberfläche. Private Gruppen sind für gemeinsam genutzte Literaturlisten und PDF-Anmerkungen vorgesehen. Der Zugriff erfolgt über Einladungen, nicht allein durch eine öffentliche Fundstelle. Der offiziell genannte Rahmen umfasst bis zu 25 Mitglieder je Gruppe im kostenlosen Account, bis zu 50 bei bezahltem Speicher und bis zu 100 mit einer geeigneten Institutional Edition. Diese Zahlen bezeichnen Mitglieder pro Gruppe und sind nicht mit dem persönlichen Speicherlimit gleichzusetzen. Nach einer offiziellen Mendeley-Hilfeseite kann ein kostenloser Account fünf Gruppen anlegen; für die gemeinsam gespeicherten Gruppendokumente stehen insgesamt 100 MB zur Verfügung. Der persönliche Speicher von 2 GB ist davon zu unterscheiden. Einzelne Hochschulen können andere Speicher- und Gruppenleistungen anbieten, die nur für berechtigte Mitglieder gelten. Offline kann mit zuvor heruntergeladenen PDFs und einigen lokalen Funktionen gearbeitet werden; Synchronisierung, verschiedene Importabläufe und KI-Optionen bleiben netzabhängig.

Für Einzelpersonen gibt es einen dauerhaft kostenlosen Einstieg. Zum Prüfstand 3. Oktober 2026 nennt die offizielle Preisseite 2 GB Cloudspeicher und fünf Fragen an den Reading Assistant. Eine Frist oder ein klarer automatischer Reset dieses kostenlosen Fragenkontingents ist auf der öffentlich eingesehenen Preisansicht nicht hinreichend beschrieben. Ein dauerhaft kostenloser Tarif ist keine zeitlich begrenzte Testphase; eine separate allgemeine Trial wurde nicht belegt. Der angezeigte Preis auf ToolWissen kann deshalb mit 0 € beginnen, während die kostenpflichtigen Varianten eigenständig erklärt werden. Die Null steht für den kostenlosen Zugang und nicht für einen monatlichen Zahlbetrag.

Daneben veröffentlicht Mendeley die Tarife PLUS, PRO und MAX. PLUS kostet nach der öffentlich sichtbaren Preisliste 4,99 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung oder 55 US-Dollar bei jährlicher Zahlung. Enthalten sind 5 GB Speicher und der laut Tarifübersicht unbegrenzte Reading Assistant. PRO kostet 9,99 US-Dollar monatlich oder 110 US-Dollar jährlich, bietet 10 GB und zusätzlich Ask My Library sowie Compare Experiments. MAX wird mit 14,99 US-Dollar monatlich oder 165 US-Dollar jährlich aufgeführt und mit unbegrenztem Speicher beworben. Die erwähnten Jahresbeträge sind echte Jahrespreise und keine Monatsbeträge. Ein vollständig belegbarer deutscher Euro-Checkout sowie die jeweilige Steuer- und Vertragsendsumme waren ohne Anmeldung nicht nachweisbar; deshalb werden die angezeigten Originalpreise hier nicht selbst in Euro umgerechnet.

Der Reading Assistant unterstützt Fragen zu einem textbasierten PDF und kann Antworten mit Fundstellenbezug liefern. Ask My Library soll Inhalte in der eigenen Bibliothek für natürlichsprachliche Fragen erschließen. Compare Experiments kann Methoden und Ergebnisse von bis zu zehn ausgewählten Dokumenten gegenüberstellen, soweit die entsprechende Tarifberechtigung besteht. Die Hilfeseiten beschreiben Einschränkungen für gescannte Dokumente, Bilder und Tabellen; Antworten können fachliche Fehler enthalten. Für wissenschaftliche Aussagen sind daher weiterhin die Originalquellen maßgeblich. Für vertrauliche Dokumente, personenbezogene Daten und insbesondere geschützte Gesundheitsinformationen weist die Anbieterhilfe auf notwendige Vorsicht bei KI-Eingaben hin. Mendeley-KI wird dort mit Englisch als Ausgabesprache beschrieben.

Der aktuelle Reference Manager wird für Windows, macOS und Linux angeboten und lässt sich zusätzlich im Browser öffnen. Für Windows nennt der Anbieter Windows 10 oder neuer; für Linux werden 64-Bit-Umgebungen und insbesondere Debian oder Ubuntu erwähnt. Für macOS besteht eine wichtige Versionsabweichung: Die allgemeine Downloadseite nennt noch macOS 10.15, während eine aktualisierte Supportangabe ab Reference Manager 2.144.0 macOS 12 verlangt. Für eine neue Installation gilt daher die versionsbezogene Mindestanforderung als sicherere Orientierung. Die ehemals offiziellen Mendeley-Apps für iOS und Android wurden 2021 eingestellt. Dass Mendeley Cite in Word auf dem iPad angeboten wird, ersetzt keine eigenständige aktuelle Smartphone-App für die gesamte Literaturbibliothek.

Bei der Datenmitnahme ist zwischen bibliografischen Informationen und den eigentlichen Dokumentdateien zu unterscheiden. Der Desktop-Export bietet BibTeX, RIS und EndNote XML für Literaturangaben; der Standardexport enthält laut Mendeley-Dokumentation keine PDFs. PDFs mit Annotationen und Notebook-Seiten müssen auf anderen Wegen einzeln gesichert werden. Ein vollständiger Ein-Klick-Export mit allen PDF-Dateien, Gruppenfreigaben und Notizbuchbeziehungen wurde nicht bestätigt. Vor einem Umzug zu Zotero, EndNote, Citavi oder JabRef ist deshalb ein Test mit einer kleinen, heterogenen Beispielsammlung sinnvoll. Die Webversion ist beim vollständigen Bibliotheksexport gegenüber dem Desktop zusätzlich eingeschränkt. Das ist für Archivierung, Backup und langfristige Unabhängigkeit eine wesentliche Grenze.

Datenschutz und Vertragsbedingungen sollten gerade bei unveröffentlichten Studien gesondert gelesen werden. Mendeley ist ein Produkt im Elsevier-Umfeld. Die öffentlich abrufbaren Mendeley-Nutzungsbedingungen nennen noch „Mendeley Limited“ als Dienstanbieter. Eine britische Gesellschaft exakt dieses Namens mit der Unternehmensnummer 06419015 wurde laut amtlichem Register jedoch bereits am 11. Juli 2023 aufgelöst. Zugleich wird das Word-Add-in offiziell von „ELSEVIER LIMITED“ veröffentlicht. Aus dieser nicht aufgelösten Dokumentenabweichung lässt sich die heutige konkrete Vertragspartei des gesamten Mendeley-Dienstes nicht eindeutig ableiten; die aktuelle vertragliche Zuordnung sollte vor einer verbindlichen institutionellen Nutzung geklärt werden.

Die Elsevier-Datenschutzrichtlinie beschreibt je nach Dienst die Verarbeitung von Konto-, Profil-, Forschungs-, Nutzungs- und Geräteinformationen und mögliche internationale Datenübertragungen. Das ist keine Zusicherung, dass alle Bibliotheksdateien deutscher Nutzer ausschließlich in Deutschland oder der EU liegen. Die Preisseite nennt AES-256 als Schutz für hochgeladene Inhalte; das ist eine Anbieterangabe, nicht automatisch ein unabhängiger Nachweis für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder die Schlüsselverwaltung. Der Web Importer kann weitgehende Zugriffsrechte auf besuchte Webseiten benötigen. Auch mit privaten Gruppen kann ein bereits geteilter Inhalt unter bestimmten Bedingungen nach einer Kontoschließung weiter sichtbar bleiben. Einrichtungen sollten deshalb die konkrete Datenverarbeitung, AVV/DPA, Löschbedingungen, Berechtigungen, zulässige PDF-Weitergabe und internationale Transfers selbst prüfen. Elsevier erklärt auf seiner übergeordneten Responsible-AI-Seite, dass Prompts und übermittelte Dokumente nicht für die Entwicklung großer Sprachmodelle verwendet werden. Das ist eine Anbieterangabe; die Geltung für den jeweiligen Mendeley-Vertrags- und Verarbeitungsvorgang bleibt bei vertraulichen Unterlagen gesondert zu prüfen. Eine pauschale DSGVO-Garantie folgt aus einzelnen Sicherheitsmerkmalen nicht.

Öffentliche Erfahrungen fallen je nach betrachteter Komponente unterschiedlich aus. Das Profil des Word-Add-ins „Mendeley Cite“ im Microsoft Marketplace zeigte am 3. Oktober 2026 2,2 von 5 Sternen bei 3.721 Bewertungen und besitzt im geprüften Bestand die höchste Zahl. Der Mendeley Web Importer im Chrome Web Store wurde auf einem eigenen Profil mit 2,3 von 5 bei 3.146 Bewertungen bewertet. Die Firefox-Erweiterung hat wiederum eine andere Nutzerstichprobe. Softwareportale wie G2, Capterra und GetApp bewerten teils das Produktangebot unter anderen Nutzungsbedingungen; Capterra, GetApp und Software Advice können überlappende Rezensionen aus demselben Netzwerk anzeigen. Diese Zahlen dürfen weder summiert noch als eine repräsentative Gesamtwertung des vollständigen Reference Managers verstanden werden. Hinweise in älteren Nutzerrezensionen können zudem Funktionen älterer Programmversionen betreffen.

Mendeley eignet sich insbesondere für wissenschaftliche Schreibende, die auf Word setzen und eine Bibliothek aus Artikeln, PDFs, Notizen und Quellenangaben gemeinsam verwalten möchten. Bei kleineren Beständen kann der Gratiszugang genügen; bei großen PDF-Sammlungen, mehr KI-Nutzung oder höherem Gruppenbedarf sind Tarif- beziehungsweise Hochschulberechtigungen relevant. Für ausschließlich mobil organisierte Arbeit, vollständig lokale Betriebsanforderungen, streng kontrollierte Forschungsdaten oder ein von Word unabhängiges Zitierverfahren sind die genannten Einschränkungen vorab entscheidend. Zotero ist ein direkter Vergleichspunkt für Literaturverwaltung mit offenem Quellcode, JabRef für BibTeX-/LaTeX-orientierte Arbeitsweisen, Citavi für stärker strukturierte Wissens- und Aufgabenarbeit und EndNote oder RefWorks für andere institutionelle beziehungsweise lizenzierte Forschungsumgebungen. Welche Alternative passt, hängt von Word-Bindung, Cloudfreigabe, Exportbedarf, Kosten und Plattformanforderungen ab.