Reclaim.ai

Reclaim.ai ergänzt Google Calendar und Outlook um eine automatische beziehungsweise KI-gestützte Zeitplanung. Wer viele Besprechungen und wiederkehrende Aufgaben hat, kann Zeit für konzentrierte Arbeit, Pausen und Routinen reservieren, ohne jedes einzelne Zeitfenster dauerhaft per Hand pflegen zu müssen. Das System berücksichtigt bereits belegte Kalenderzeiten, festgelegte Arbeitsfenster und Prioritäten. Bei neuen Terminen können flexible Blöcke verschoben werden. Außerdem stehen Terminbuchungslinks, die Koordination wiederkehrender Besprechungen und Auswertungen der Zeitnutzung zur Verfügung.

Reclaim ist somit eine zusätzliche Planungsebene und kein Ersatz für den zugrunde liegenden Kalender oder ein komplettes Projektmanagementsystem. Für den Einstieg wird ein Google- oder Outlook-Kalender verbunden. Danach lassen sich persönliche Arbeitszeiten sowie Regeln für Fokusphasen und wiederkehrende Tätigkeiten einrichten. Eine Routine kann beispielsweise mehrmals pro Woche stattfinden, ohne dass sie immer zur gleichen Uhrzeit liegen muss. Reclaim sucht innerhalb geeigneter Zeitfenster einen Platz. Ein kurzfristig angesetztes Meeting kann eine flexible Routine verdrängen; ein fest gesetzter Termin soll dagegen nach den jeweiligen Regeln nicht beliebig verändert werden. Damit die Ergebnisse sinnvoll sind, müssen Prioritäten, verfügbare Stunden und das Verhalten bei Konflikten bewusst eingestellt werden. Wer die Voreinstellungen ungesehen aktiviert, kann einen unerwartet vollen Kalender erhalten.

Die Funktion Focus Time reserviert Zeit zum konzentrierten Arbeiten. Nutzer geben dazu einen gewünschten Umfang beziehungsweise entsprechende Zielwerte an. Die reservierten Blöcke sind im verbundenen Kalender sichtbar und können sich an freie Zeiten anpassen. Habits sind wiederkehrende Aktivitäten wie tägliche Planung, Bewegung oder eine Mittagspause. Buffer Time legt nach passenden Besprechungen freie Zwischenräume an, damit Anrufe und andere Termine nicht ununterbrochen aneinander anschließen. Solche zusätzlichen Ereignisse können die eigene Woche verständlicher strukturieren, sollten aber mit bestehenden Benachrichtigungen und den Einstellungen des Hauptkalenders abgestimmt werden.

Mit Calendar Sync werden Belegungen zwischen verbundenen Kalendern berücksichtigt. Das ist besonders nützlich, wenn private Termine in einem anderen Konto liegen als berufliche Besprechungen. Je nach Einstellung geht es um die Verfügbarkeit und nicht darum, jede vertrauliche Einzelheit offenzulegen. Vor einer Freigabe sollte trotzdem kontrolliert werden, welche Titel, Gäste und Beschreibungen tatsächlich übertragen oder für andere Personen sichtbar sind. Bei der Terminbuchung lassen sich Scheduling Links teilen. Ein Kontakt erhält darüber geeignete freie Zeitfenster, während Prioritäten und die konfigurierten Kalender helfen, Konflikte zu vermeiden. Im kostenlosen Lite-Tarif steht dafür ein einzelner Link zur Verfügung.

Smart Meetings richten sich an wiederkehrende Besprechungen und können in geeigneten Konstellationen gemeinsam freie Zeiten suchen oder bei Konflikten umplanen. Die Funktionen sind nicht identisch mit einem reinen Terminbuchungssystem. Zum einen werden die eigene Fokusarbeit und feste Routinen mitberücksichtigt; zum anderen kann das System laufend auf Veränderungen reagieren. Bei größeren Teamterminen müssen Nutzer außerdem das spezielle Abrechnungsmodell beachten: Reclaim unterscheidet zwischen bezahlten Sitzen und sogenannten Attendee Users, also Teilnehmern ohne eigenen bezahlten Sitz. Für Smart Meetings mit mindestens drei Personen werden solche Teilnehmer je nach Konstellation und Tarif möglicherweise zusätzlich berechnet. Ein zeitlich begrenzter Marketinghinweis ersetzt keine aktuelle Bestätigung im Checkout.

Für Aufgaben bietet Reclaim Verbindungen zu Google Tasks, Todoist, Asana, ClickUp, Jira und Linear. Dadurch kann die persönliche Planung auf bereits vorhandenen Aufgaben aufbauen, statt dass dieselben Tätigkeiten erneut manuell erfasst werden müssen. Entscheidend ist die Produktversion. Reclaim 1.0 kann Aufgaben mit Dauer, Priorität und Fälligkeit in einzelne verschiebbare Kalendereinträge übersetzen. Diese Arbeitsweise ist hilfreich, wenn bereits morgens ersichtlich sein soll, wann eine konkrete Aufgabe bearbeitet wird. Das Produkt verwaltet damit allerdings nicht automatisch alle Funktionen des ursprünglichen Projektwerkzeugs, etwa dessen Budgets, Dateien, Abhängigkeiten oder umfassende Rechteverwaltung.

Reclaim 2.0 wird vom Anbieter als neue Arbeitsweise beschrieben und war am 3. Oktober 2026 noch in einer privaten Betaphase. Anders als in Reclaim 1.0 wird eine einzelne Aufgabe dort nicht automatisch als eigener Kalenderblock terminiert. Stattdessen schützen Agenten allgemeine Fokusfenster; in diesem Zusammenhang empfiehlt das System Aufgaben, die aufgrund von Fristen, Prioritäten und weiteren Informationen gerade passen. Reclaim 2.0 ergänzt einen Assistenten, dem sich Kalenderfragen in normaler Sprache stellen lassen. Sein Preview Mode zeigt geplante Änderungen vor der tatsächlichen Übernahme. Auf ausdrückliche Chat-Anfrage kann 2.0 aber auch Arbeitsblöcke für Aufgaben erzeugen; diese werden nach Vorschau und Bestätigung eingetragen. Wer zwingend einzelne Aufgaben direkt automatisch in den Kalender geschrieben haben möchte, sollte die 1.0-Arbeitsweise nicht mit der neuen Beta verwechseln.

Die öffentlichen 2.0-Unterlagen nennen spezialisierte Agenten für Fokuszeit, Routinen, Pufferzeiten, Smart Meetings und die Qualität von Besprechungen. Ein Agent ist hier eine auf einen konkreten Planungsbereich beschränkte Automatik. Für den Nutzer kann das übersichtlicher sein als eine einzige lange Liste von Kalenderregeln. Einzelne Agenten lassen sich nach Anbieterbeschreibung auch deaktivieren. Ein Timer für die tatsächlich aufgewendete Aufgabenzeit und eine Vorschau der Planungsfolgen gehören zu den dokumentierten Arbeitsweisen der neuen Version. Welche Funktionen bereits allen Nutzern, nur genehmigten Betatestern oder erst später zur Verfügung stehen, muss beim jeweiligen Zugang gesondert geprüft werden.

Zeitstatistiken zeigen, wie sich die Arbeitswoche auf Besprechungen, Fokuszeiten und andere Ereignisarten verteilt. Damit können Nutzer erkennen, ob der Kalender hauptsächlich durch Meetings belegt ist oder ausreichend zusammenhängende Arbeitsfenster enthält. Unternehmen erhalten je nach Tarif weiterführende Ansichten für Teams. Im Business-Bereich werden unter anderem gemeinsame Abwesenheitskalender und delegierter Zugriff genannt; im Enterprise-Bereich kommen Funktionen für einheitliche Anmeldung und Nutzerbereitstellung über SSO beziehungsweise SCIM hinzu. Das sind organisatorische Zusatzfunktionen und kein Nachweis einer bestimmten Zeitersparnis. Wer konkrete Produktivitätskennzahlen benötigt, sollte die eigene Ausgangslage und die Ergebnisse nach Einführung messen.

Der dauerhaft kostenlose Lite-Tarif ist für eine Person ausgelegt und umfasst unter anderem eine Kalender-Synchronisierung, einen Terminbuchungslink und ein automatisches Planungsfenster von einer Woche. Die aktuelle öffentliche Preisseite nennt außerdem fünf KI-Agenten im kostenlosen Funktionsrahmen. Starter erweitert das Planungsfenster auf acht Wochen, erlaubt bis zu zehn Sitze und enthält mehr Integrationen und Links. Business reicht bei der automatischen Planung zwölf Wochen voraus und erweitert unter anderem Kalender-Synchronisierung, Teamfunktionen und Webhooks. Enterprise ergänzt Funktionen für größere Organisationen. Die genaue Ausstattung kann sich bei einem bestehenden Konto mit älterer Produktversion vom aktuellen Marketingangebot unterscheiden.

Die öffentliche Reclaim-Preisseite weist für kostenpflichtige Tarife US-Dollar aus. Starter wird bei jährlicher Zahlung mit 10 USD je Sitz und Monat angezeigt, bei monatlicher Zahlung mit 12 USD. Business wird entsprechend mit 15 USD beziehungsweise 18 USD ausgewiesen. Enterprise zeigt einen jährlichen, auf den Monat bezogenen Anzeigenwert von 22 USD je Sitz; zusätzliche Vertragsbedingungen können gelten. Diese pro Monat dargestellten Jahrespreise belegen keine tatsächliche monatliche Abbuchung. Für Deutschland wurde kein verbindlicher offizieller Eurobetrag aus einem abgeschlossenen Checkout bestätigt. Die ToolWissen-Preisbox beginnt deshalb mit dem tatsächlich kostenlosen Lite-Angebot; sie enthält weder eine selbst berechnete Euro-Umrechnung noch einen behaupteten individuellen Rabatt.

Für neue Konten ist außerdem eine echte, kostenlose Testphase von 14 Tagen dokumentiert. Nach Ablauf erfolgt laut Anbieter ohne ausdrückliches Upgrade der Wechsel zum kostenlosen Lite-Tarif; eine automatische kostenpflichtige Abbuchung wird in der dazugehörigen Hilfe verneint. Bei Überschreitung der Lite-Limits nennt die aktuelle Hilfe eine kostenlose Übergangsfrist von 28 Tagen, damit Kalendereinträge nicht abrupt wegfallen. Das ist keine zweite 28-tägige allgemeine Testphase. Vor dem Abschluss eines Abonnements sind Zahlungsintervall, Sitzanzahl, mögliche Attendee-User-Pakete und gegebenenfalls anfallende Steuern im angezeigten Bestellprozess zu kontrollieren. Eine öffentliche Werbeaktion ist nicht automatisch ein persönlicher ToolWissen-Gutscheincode.

Reclaim ist in erster Linie als Web-Anwendung verfügbar. Der Anbieter beschreibt die mobile Nutzung über einen Browser und gegebenenfalls eine Startbildschirmverknüpfung. Nach den offiziellen Angaben vom August 2026 existiert keine eigenständige native Reclaim-App für iPhone oder Android. Andere Store-Apps mit ähnlich klingendem Namen dürfen deshalb nicht mit diesem Produkt gleichgesetzt werden. Für Google Workspace gibt es ein offiziell gelistetes Add-on; Raycast ist eine weitere mögliche Oberfläche am Mac. Die Existenz einer Integration bedeutet aber weder eine eigene native macOS-App noch eine vollständige Funktion des Dienstes ohne Internetverbindung.

Zu den belegten Verbindungen gehören Google Tasks, Todoist, Asana, ClickUp, Jira, Linear, Slack, Zoom und Google Meet. Reclaim veröffentlicht außerdem Hinweise zu MCP-Verbindungen mit externen KI-Clients wie ChatGPT oder Claude. Je nach Produktversion, Accounttyp, Berechtigung und Tarif unterscheiden sich die tatsächlich verfügbaren Aktionen. Für Business und Enterprise beschreibt die Dokumentation Webhooks: Bei bestimmten Terminbuchungsereignissen können technische Benachrichtigungen an einen eigenen Server gesendet werden. Für Zapier werden auch inoffizielle Integrationswege erläutert. Daraus folgt nicht, dass eine uneingeschränkte öffentliche API oder jede Automatisierung in jedem Tarif verfügbar ist.

Datenschutz ist bei diesem Produkt eine wesentliche Entscheidungsfrage. Der Zugriff auf Kalender kann Informationen über private Termine, Arbeitszeiten, Kontakte, Gäste und Inhalte von Einladungen betreffen. Reclaim veröffentlicht eine Datenschutzerklärung, einen Auftragsverarbeitungsanhang und eine Liste von Unterauftragnehmern. Die Sicherheitsseite nennt unter anderem US-amerikanische AWS-Regionen. Unternehmen in Deutschland sollten vor dem Einsatz prüfen, ob die angebotenen Vertragsmechanismen, etwa Standardvertragsklauseln, für ihre konkrete Datenverarbeitung ausreichen. Weder eine vorhandene Vereinbarung noch die bloße Nennung einer Sicherheitsmaßnahme beweist automatisch die Zulässigkeit jeder geplanten Verarbeitung.

Nach eigenen Angaben setzt Reclaim Verschlüsselung und weitere technische Sicherheitsmaßnahmen ein; der Anbieter nennt auch Prüfungen im Umfeld von SOC 2. Ein vollständig einsehbarer aktueller unabhängiger Prüfbericht lag dieser Recherche jedoch nicht vor. Besonders wichtig ist die Prüfung der konkreten angeforderten Berechtigungen. Das Google-Workspace-Add-on nennt beispielsweise zusätzlich Berechtigungen für Gmail-Entwürfe und Mail-Metadaten. Diese Aufzählung beschreibt die möglichen Rechte des Add-ons und nicht automatisch den Datenzugriff jedes Reclaim-Basiskontos. Bei Teamkalendern und externen KI-Verbindungen sollte vor Freigabe geprüft werden, wer welche Informationen lesen oder bearbeiten kann.

Vor einer dauerhaften Einführung empfiehlt sich ein Test mit einem wenig sensiblen Kalender. Dabei sollten die Sichtbarkeit von Details, das Verhalten bei neuen Terminen, Benachrichtigungen, Regeln für Pausen und Fokusblöcke sowie das rückstandsfreie Entfernen unerwünschter Reclaim-Einträge praktisch geprüft werden. Einzelne Rezensionen berichten, dass automatisch angelegte Einträge nach dem Entfernen des Dienstes weiter sichtbar gewesen seien. Solche Berichte sind Nutzererfahrungen und keine unabhängig gemessene Fehlerquote. Ein bloßes Löschen einzelner Termine kann sich anders verhalten als das Deaktivieren der erzeugenden Regel. Für eine spätere Migration ist außerdem nicht pauschal bestätigt, dass sich sämtliche Reclaim-spezifischen Einstellungen und Agenten in einem universellen Datenformat exportieren lassen.

Die öffentlichen Bewertungen fallen je nach Plattform unterschiedlich aus. Das Reclaim.ai-Profil bei G2 wurde im direkt lesbaren Snapshot mit 4,8 von fünf Sternen aus 136 Bewertungen erfasst; jüngere andere G2-Ansichten zeigen einen abweichenden, höheren Reviewstand und sind kein zweites unabhängiges Profil. Trustpilot kommt bei 23 Bewertungen auf 2,2 von fünf Sternen. Die Jira-Erweiterung im Atlassian Marketplace hat ein eigenes Profil und darf nicht mit dem Gesamtprodukt verwechselt werden. Positive Stimmen heben insbesondere flexible Zeitplanung und Kalenderzusammenführung hervor. Kritische Berichte betreffen unter anderem zusätzlichen Einrichtungsaufwand, unerwartete Kalenderblöcke und den Wunsch nach einer eigenen Smartphone-App. Die Quellen haben unterschiedliche Publikumsgrößen und Bewertungsmethoden; ihre Noten werden nicht zu einem erfundenen Durchschnitt addiert.

Als Alternativen kommen je nach Hauptbedarf unterschiedliche Werkzeuge infrage. Google Calendar und Outlook genügen, wenn Termine weitgehend manuell verwaltet werden. Calendly konzentriert sich vor allem auf die Terminbuchung; Sunsama unterstützt stärker die bewusst gestaltete Tagesplanung; Akiflow bündelt Aufgaben verschiedener Quellen. Motion verbindet Aufgaben- und Kalenderplanung; Morgen stellt mehrere Kalender und Aufgaben in den Mittelpunkt. Für die Verwaltung von Projekten können Asana, ClickUp, Jira oder Linear weiterhin erforderlich sein, auch wenn Reclaim die persönliche Arbeitszeit für diese Aufgaben berücksichtigt. Die wichtigste Auswahlfrage ist, wie viel Zeitplanung automatisch passieren soll und ob konkrete Einzelaufgaben in der tatsächlich verfügbaren Produktversion eigene Kalendertermine bekommen müssen.