Teamwork.com

Teamwork.com ist eine cloudbasierte Plattform für Projektmanagement und Professional Services Automation, kurz PSA. PSA verbindet die eigentliche Projektarbeit mit Ressourcen, Arbeitszeiten, Budgets und wirtschaftlichen Kennzahlen. Genau darin liegt die wichtigste Abgrenzung zu einem einfachen Aufgabenmanager: Projekte lassen sich nicht nur in Aufgaben, Unteraufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten zerlegen, sondern auch nach Kunden organisieren, mit Zeitaufwand verknüpfen und in höheren Tarifen finanziell auswerten. Der Anbieter richtet das Produkt besonders an Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister und andere Professional-Services-Teams, die viele Kundenprojekte parallel liefern und dabei Auslastung, Termine, Kosten und Marge im Blick behalten müssen. Für rein interne To-do-Listen kann der Funktionsumfang dagegen größer sein als nötig.

Im Arbeitsalltag beginnt ein Projekt typischerweise mit einer Vorlage, einer manuell angelegten Struktur oder einer eingehenden Anfrage über ein Formular. Aufgaben können Verantwortliche, Start- und Endtermine, Prioritäten, Tags, benutzerdefinierte Felder, Zeitschätzungen und Abhängigkeiten erhalten. Teamwork.com bietet dafür Listen-, Board-, Tabellen- und Gantt-Ansichten. Meilensteine, Projektstatus, Projektgesundheit und Portfolios helfen bei der übergreifenden Steuerung. In höheren Tarifen kommen unter anderem kritischer Pfad, umfangreichere Formularlogik, geplante beziehungsweise tentative Arbeit sowie tiefere Ressourcenfunktionen hinzu. Das ist vor allem nützlich, wenn Projektleitung nicht nur sehen will, was gerade offen ist, sondern auch, welche Arbeit als Nächstes auf das Team zukommt.

Zusammenarbeit ist direkt an der Projektarbeit aufgebaut. Kommentare, Nachrichten, Dateien und Benachrichtigungen können im jeweiligen Kontext bleiben, statt über getrennte E-Mail-Ketten verteilt zu werden. Für externe Beteiligte gibt es unterschiedliche Lizenztypen. Client Users stehen in den aktuellen bezahlten Plänen zur Verfügung, verursachen laut Support keine zusätzlichen Sitzkosten und können in maximal fünf aktive Projekte ihrer externen Firma aufgenommen werden. Collaborators sind ebenfalls kostenlos, besitzen aber deutlich weniger Rechte: Sie können etwa zugewiesene Aufgaben erledigen, kommentieren, Nachrichten hinzufügen und Dateien ansehen, jedoch keine neuen Aufgabenlisten, Meilensteine oder Zeitbuchungen wie reguläre Nutzer verwalten. Proofs unterstützen Datei-Freigaben und Feedbackschleifen, wobei die monatlichen Limits je Tarif unterschiedlich sind.

Die Zeiterfassung ist ein zentraler Bestandteil. Arbeitszeit kann direkt auf Aufgaben und Projekte gebucht und als abrechenbar oder nicht abrechenbar gekennzeichnet werden. Zeitschätzungen lassen sich den tatsächlich gebuchten Stunden gegenüberstellen. Ab Accelerate werden Timesheets, Erinnerungen, Zeitbudgets, Retainer und weitere Steuerungsfunktionen wichtiger. Die Ressourcenplanung zeigt Workload und Kapazität, während höhere Tarife zusätzlich Verfügbarkeit, Rollen, Skills, Platzhalter für noch nicht besetzte Kapazität und tentative Arbeit berücksichtigen können. Optimize geht deutlich weiter als klassisches Projektmanagement: Dort lassen sich unter anderem Rollen- und kundenspezifische Sätze, feste Budgets, Mehrwährungsbudgets, Kosten, Angebote und Profitabilitätsdaten stärker in die Planung einbinden.

Auch die Rechnungs- und Finanznähe hängt stark vom Tarif ab. Accelerate kann Rechnungen aus erfasster Zeit aufbauen und Zeitbudgets beziehungsweise Retainer verwalten. Optimize ergänzt tiefere Kosten- und Margensteuerung, feste Gebührenmodelle, mehrere Währungen, Angebotsfunktionen und Profitabilitätsauswertungen. Teamwork.com ersetzt damit nicht automatisch eine vollständige Finanzbuchhaltung oder ein ERP-System. Stattdessen verbindet es operative Projektarbeit mit Finanzdaten und kann diese über Integrationen an Buchhaltungs- und Geschäftssysteme weitergeben. Auf der Integrationsseite nennt der Anbieter mehr als 150 Verbindungen, darunter QuickBooks, Xero, HubSpot, Salesforce, NetSuite, Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive und SharePoint. Welche Verbindung verfügbar ist, hängt teilweise vom gewählten Tarif ab.

Für Automatisierung und eigene Erweiterungen stehen mehrere Wege bereit. Interne Regeln können wiederkehrende Projektaktionen auslösen; die aktuellen Tariflimits reichen von 100 Automationen im Free-Tarif über 5.000 in Basics und 20.000 in Accelerate bis zu 100.000 in Optimize und Enterprise. Eine REST-API und Webhooks ermöglichen eigene Integrationen. Die aktuelle Preisübersicht nennt dafür 150 API-Anfragen pro Minute in Free, Basics und Accelerate, 300 in Optimize und 500 in Enterprise. OAuth wird für autorisierte App-Verbindungen eingesetzt. Zusätzlich gibt es einen offiziellen MCP-Server. MCP steht für Model Context Protocol und verbindet Teamwork.com mit kompatiblen KI-Assistenten. Teamwork.com dokumentiert unter anderem ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot, Gemini und Cursor. Der MCP-Server ist laut aktueller Produktseite für alle bezahlten Kunden verfügbar, nutzt OAuth 2.0 statt geteilter API-Schlüssel und bleibt an die Rechte des verbundenen Nutzers gebunden.

TeamworkAI ist 2026 ein deutlich ausgebauter Produktbereich. Bezahlte Tarife können lange Kommentarverläufe zusammenfassen, Projekte und Aufgaben per KI-Wizard erzeugen und über Ask AI Fragen an Live-Projektdaten stellen. Ask AI soll vor Änderungen eine Bestätigung verlangen und nur Daten sehen, auf die der jeweilige Nutzer ohnehin zugreifen darf. Höhere Tarife erweitern die KI unter anderem um Auslastungsinformationen, intelligente Ressourcenzuordnung und Profitabilitätsprognosen. Administratoren können AI-Funktionen auf Site-Ebene steuern. Laut AI Policy werden für bestimmte Funktionen Drittanbieter wie OpenAI-Modelle eingesetzt; Teamwork.com erklärt, dass explizit übermittelte Daten nicht für das Training von Sprachmodellen genutzt und nach der Anfrage nicht bei diesen Diensten behalten werden. KI-Ausgaben können dennoch fehlerhaft sein und sollten geprüft werden.

Bei Import und Export ist Teamwork.com vergleichsweise offen. Offizielle Importer gibt es für Asana, Basecamp, Wrike, Trello, ClickUp und monday.com. Aufgaben lassen sich außerdem aus Excel-Dateien im XLS- oder XLSX-Format übernehmen. Microsoft Project kann über das Office-Add-in Daten mit Teamwork.com austauschen. Je nach Importweg werden jedoch nicht alle Fremdfelder, Automationen oder wiederkehrenden Strukturen vollständig übertragen. Für die Ausgabe stehen unter anderem PDF, Excel und CSV zur Verfügung; Zeitberichte, Aufgabenlisten, Nutzer- und Projektdaten besitzen je nach Bereich unterschiedliche Exportmöglichkeiten. Meilensteine können zusätzlich als iCal ausgegeben werden, einzelne Ansichten auch als HTML oder Google Sheets. Ein Wechsel ist damit möglich, aber komplexe Konfigurationen bleiben nicht zwangsläufig verlustfrei übertragbar.

Die Hauptanwendung läuft als Web-App in der Cloud. Offizielle Desktop-Apps existieren für Windows und macOS, mobile Apps für Android sowie iPhone und iPad. Die Desktop-App unterstützt laut Teamwork.com-Support keine Offline-Nutzung. Zusätzlich gibt es eine offizielle Chrome-Erweiterung, mit der sich unter anderem Timer starten sowie Aufgaben oder Projekte aus dem Browser anlegen lassen. Für Teams, die dauerhaft ohne Internet arbeiten oder zwingend Self-hosting beziehungsweise On-Premise benötigen, passt das Bereitstellungsmodell daher nicht gut. Ein aktuelles offizielles Self-hosted- oder On-Premise-Angebot wurde in der Anbieter- und Supportdokumentation nicht bestätigt. Bei den mobilen Apps zeigen Nutzerbewertungen außerdem, dass einzelne Funktionen gegenüber der Web-Version fehlen oder weniger komfortabel sind.

Der aktuelle Tarifaufbau besteht aus Free, Basics, Accelerate, Optimize und Enterprise. Free kostet dauerhaft 0 und ist auf maximal fünf Nutzer und fünf Projekte begrenzt; die aktuelle Vergleichstabelle nennt außerdem 100 MB Speicher, zwei Projektvorlagen und 100 Automationen. Basics kostet öffentlich ab 9,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und verlangt mindestens drei Nutzer. Accelerate beginnt bei 24,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und verlangt mindestens fünf Nutzer. Optimize und Enterprise werden auf Anfrage angeboten. Die Website erlaubt auch monatliche Abrechnung, doch die exakten aktuellen Monatsbeträge waren im öffentlich zugänglichen Deutschland-/EU-Checkout nicht belastbar bestätigt. Deshalb wird kein eigener Eurobetrag aus einer Umrechnung gespeichert.

Für kostenpflichtige Pläne nennt die aktuelle Live-Preisseite eine 14-tägige Testphase ohne Kreditkarte. Die Terms of Service enthalten dagegen noch eine generische Klausel, nach der ein Free Trial 30 Tage laufen kann. Für die aktuelle sichtbare Produktangabe ist das konkret angebotene 14-Tage-Angebot der Preisseite die passendere Quelle; der Vertragswiderspruch bleibt ein Punkt für spätere Preisprüfungen. Ebenfalls dynamisch ist die KI-Abrechnung: Die Live-Preisseite weist weiterhin darauf hin, dass nutzungsbasierte AI-Credits im September 2026 starten sollen. Da der Prüfzeitpunkt bereits in diesem Monat liegt, sollte vor einer späteren Aktualisierung kontrolliert werden, ob sich daraus inzwischen zusätzliche Limits oder Kosten ergeben haben.

Beim Datenschutz gibt es mehrere belastbare Bausteine, aber kein pauschales DSGVO-Siegel. Ein Data Processing Agreement ist öffentlich verfügbar. Neue Kunden können EU-Hosting in Dublin wählen; bestehende Sites können laut Support gegen Gebühr zwischen US- und EU-Region migriert werden. Teamwork.com nennt ISO/IEC 27001:2022 und SOC 2 Type 2 als Sicherheitszertifizierungen. Das DPA beschreibt Standardvertragsklauseln für bestimmte internationale Übermittlungen und sieht nach Vertragsende grundsätzlich die Löschung personenbezogener Daten vor; innerhalb von zehn Tagen kann schriftlich die Lieferung des letzten Backups angefordert werden, wobei Kosten entstehen können. EU-Hosting bedeutet zugleich nicht, dass jede Drittanbieter-Verarbeitung ausschließlich in der EU erfolgt, weil Integrationen und einzelne Dienstleister eigene Datenflüsse besitzen können.

Eine besonders wichtige Grenze steht in den Terms of Service: Kunden sollen unter anderem keine geschützten Gesundheitsinformationen, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO und keine vergleichbar besonders geschützten Daten in den Services speichern. Dazu können je nach Inhalt etwa Gesundheitsdaten, biometrische Daten oder Angaben zu Religion und politischen Überzeugungen gehören. Für solche Anwendungsfälle sollte Teamwork.com deshalb nicht als allgemeiner Speicher empfohlen werden. Auch bei normaler Projektnutzung bleibt der Kunde für die Rechtmäßigkeit seiner Daten und Einstellungen verantwortlich. Vor einem Einsatz mit sensiblen Kundendaten sollten DPA, aktuelle Subprozessoren, Integrationen, Datenregion und die konkrete interne Berechtigungsstruktur geprüft werden.

Die externen Bewertungen fallen insgesamt gut, bei den mobilen Apps aber deutlich gemischter aus. Crozdesk ist im aktuellen Audit mit 4,43 von 5 Punkten aus 2.118 User Ratings die größte importfähige Quelle. SaaSworthy folgt mit 4,6 von 5 aus 1.257 Ratings, danach G2 mit 4,4 von 5 bei 1.214 Bewertungen. Capterra führt 4,5 von 5 bei 941 Bewertungen und TrustRadius 8,2 von 10 bei 246 Reviews and Ratings. Capterra, GetApp und Software Advice besitzen stark überlappende Gartner-Digital-Markets-Daten und dürfen deshalb nicht zusammengerechnet werden. Auf Google Play stehen 3,2 von 5 bei 224 Reviews; die US-App-Store-Seite liegt bei 2,1 von 5 aus 62 Ratings. In Nutzerberichten werden häufig Aufgabenorganisation, Zeiterfassung, Zusammenarbeit und Projektübersicht gelobt, während mobile Lücken, gelegentliche Bugs, Komplexität und Preisstufen wiederkehrende Kritikpunkte sind.

Als Alternative hängt die richtige Vergleichsgruppe vom eigentlichen Bedarf ab. Productive, Scoro, Kantata und Accelo liegen näher an der PSA-Seite mit Ressourcen, Zeit und Profitabilität. Rocketlane ist besonders interessant für Kunden-Onboarding und Implementierungsprojekte. Asana, monday.com, ClickUp, Wrike und Smartsheet sind direktere Vergleiche, wenn allgemeines Projekt- und Work-Management wichtiger ist als tiefere Service- und Margensteuerung. Teamwork.com passt vor allem dann, wenn Kundenprojekte, abrechenbare Zeit, Kapazität, Budgets und wirtschaftliche Auswertung in einer gemeinsamen Plattform liegen sollen. Wer nur einfache Aufgabenlisten braucht, vollständig offline arbeiten muss oder sensible Sonderkategorien speichern möchte, sollte gezielt nach einer anderen Lösung suchen.