Synthflow ist eine cloudbasierte Voice-AI-Plattform von AgentFlow AI GmbH aus Berlin. Unternehmen bauen damit KI-Sprachagenten, die eingehende und ausgehende Telefonate übernehmen, Fragen beantworten, Informationen sammeln, Termine vereinbaren, Leads qualifizieren und Gespräche bei Bedarf an Menschen weitergeben. Der Kern ist ein visueller Agenten- und Flow-Aufbau ohne klassische Programmierung; gleichzeitig stehen APIs, Webhooks, SIP/PBX-Anbindungen und eigene Aktionen für technisch anspruchsvollere Abläufe bereit. Damit richtet sich Synthflow heute vor allem an produktive Unternehmensprozesse mit regelmäßigem oder hohem Telefonvolumen.
Der typische Aufbau beginnt mit einem Agenten, dessen Aufgabe, Begrüßung, Sprache, Stimme, Wissensquellen und Gesprächsregeln festgelegt werden. Gesprächslogik kann über den visuellen Flow Designer in Zustände, Übergänge und kleinere Teilabläufe gegliedert werden. Wissensbasen lassen sich aus Texten, Dateien und Webseiten aufbauen, damit der Agent auf hinterlegte Informationen zugreifen kann. Während eines Anrufs können Actions zusätzliche Aufgaben ausführen: Dazu gehören Echtzeit-Terminbuchung, strukturierte Informationsextraktion, SMS- oder WhatsApp-Nachrichten, Übergaben und eigene HTTP-Anfragen an externe Systeme. Variablen übertragen Angaben aus dem Gespräch in spätere Schritte, beispielsweise Namen, Bestellnummern oder Terminwünsche.
Für menschliche Übergaben unterstützt Synthflow unterschiedliche Ziele und Transferarten. Anrufe können an normale Telefonnummern, SIP-Endpunkte oder dynamisch ermittelte Ziele weitergegeben werden. Je nach Aufbau sind warme und kalte Transfers möglich; bei einem warmen Transfer kann die empfangende Person vor der eigentlichen Übergabe Informationen zum Gespräch erhalten. Für vorhandene Telefonie gibt es mehrere Wege: Unternehmen können eigene Twilio-Nummern weiterverwenden, SIP-Trunks oder PBX-Systeme anbinden oder für schnelle Tests Nummern direkt über Synthflow kaufen. Direkt angebotene Nummern sind aktuell für die USA, Kanada und Australien dokumentiert und kosten 1,50 USD pro Monat. Für langfristige Produktionsumgebungen empfiehlt die Dokumentation eigene Twilio- oder SIP-Strukturen, weil dadurch Nummern und regionale Anforderungen besser unter eigener Kontrolle bleiben.
Automationen reichen über das eigentliche Gespräch hinaus. Custom Actions können vor oder während eines Calls HTTP-Anfragen mit GET, POST, PUT, PATCH oder DELETE ausführen, Daten aus CRM- oder Backend-Systemen lesen und neue Datensätze oder Folgeprozesse anstoßen. Der visuelle Workflow-Bereich verbindet Agenten mit CRM, Datenbanken, Kalendern und externen APIs und kann beispielsweise vor einem Anruf Kundendaten anreichern, aus einem Ereignis einen Outbound-Call starten oder nach dem Gespräch Ergebnisse zurückschreiben. Wichtig für die Preisentscheidung: Workflows sind laut aktueller Dokumentation ausschließlich im Enterprise-Tarif verfügbar. Native Integrationen und andere Verbindungswege können je nach Vertrag trotzdem außerhalb dieses Workflow-Bereichs verfügbar sein.
Zu den dokumentierten Integrationen gehören unter anderem HubSpot, Salesforce und GoHighLevel für CRM-Prozesse, Zendesk und Freshworks für Support- und Wissensinhalte sowie Cal.com für Terminbuchungen. Make und Zapier können zusätzliche Automationen verbinden. Für Stimmen und Telefonie lassen sich je nach Workspace weitere Anbieter einbinden. Synthflow unterstützt außerdem Bring Your Own Key für bestimmte Modellanbieter, wenn der jeweilige Vertrag diese Funktion freischaltet. Über MCP, einen Standard zur Verbindung von KI-Assistenten mit externen Werkzeugen, kann Synthflow aus ChatGPT, Codex oder Claude heraus verwaltet werden. Die offizielle API besitzt getrennte Basisadressen für Global-, US- und EU-Workspaces und kann Agenten, Calls, Simulationen und Actions programmatisch steuern.
Für wiederkehrende Kontakte unterstützt Synthflow sogenannte Memory Groups. Damit kann ein Agent Informationen aus früheren Interaktionen behalten und später wiederverwenden. Die Dokumentation beschreibt außerdem einen kanalübergreifenden Kontext zwischen Voice, SMS und WhatsApp, wenn dieselbe Telefonnummer verwendet wird und die beteiligten Agenten dieselbe Memory Group nutzen. Das kann etwa für Supportverläufe, Nachfassgespräche oder Terminabsprachen nützlich sein. Dabei gelten weiterhin die regionalen Grenzen der Kanäle: WhatsApp- und SMS-Chat-Agenten sind nach aktueller Regionsdokumentation nur in US-Workspaces verfügbar.
Vor dem Produktivstart bietet die Plattform mehrere Testwege. Ein Agent kann per Telefonanruf, Chat oder Web-Call manuell geprüft werden. Für systematischere Qualitätssicherung gibt es Simulationen im Test Center: Dort führt ein Persona-Agent automatisch Gespräche mit dem eigenen Agenten, während festgelegte Erfolgskriterien bewertet werden. Testfälle können auf typische Szenarien wie Antwortgenauigkeit, Einhaltung eines Gesprächsablaufs, schwierige Nutzer, Wiederholungen oder Aufgabenerfüllung ausgerichtet werden. Wiederholte Testläufe helfen dabei, Änderungen an Prompts und Flows miteinander zu vergleichen und Fehler vor einem echten Kundenkontakt zu finden. Eine wichtige Grenze der aktuellen Simulationen ist, dass Transfers und Real-Time-Booking-Aktionen dort nicht tatsächlich ausgeführt, sondern anhand des Gesprächsverlaufs simuliert werden.
Nach dem Start liefern Logs und Analytics Einblick in den Betrieb. Call-Logs zeigen Status, Dauer, Agentenversion, Transkript, Aktionen und Telefoniedaten. API-Logs dokumentieren externe Anfragen einschließlich Request, Response und Bezug zum jeweiligen Call; Webhook-Logs helfen bei der Kontrolle von Ereignissen und Zustellproblemen. Laufende Gespräche können still mitgehört werden, ohne dass Agent oder Anrufer die Überwachung hören. Call-Daten lassen sich manuell als CSV exportieren. Für Enterprise-Kunden kann Synthflow zusätzlich tägliche Exportpipelines zu Amazon S3, Google BigQuery oder SFTP einrichten. Die Dokumentation beschreibt damit gute Exportwege für Gesprächsdaten, aber keinen allgemein zugesicherten vollständigen Export aller Workspace-Konfigurationen, Wissensbasen und historischen Einstellungen in einem einzigen portablen Format.
Für Teams gibt es die Rollen Super Admin, Admin und Member. Super Admins besitzen vollen Zugriff; Admins können unter anderem Nutzer, Billing, API-Schlüssel und Sicherheit verwalten, dürfen aber bestehende Super Admins nicht entfernen oder selbst diese höchste Rolle vergeben. Members nutzen die Kernfunktionen, ohne zentrale Verwaltungsrechte. Enterprise-Workspaces können Single Sign-on verwenden und erlaubte E-Mail-Domains festlegen. Zwei-Faktor-Authentifizierung lässt sich für einzelne Konten aktivieren und für den gesamten Workspace verpflichtend machen. Partner und Agenturen können mit Subaccounts arbeiten und Rechte beispielsweise für Agenten, Wissensbasen, Actions, Workflows, Telefonnummern, Analytics, Test Center und Logs getrennt steuern. Zusätzlich können Limits wie maximale parallele Anrufe, Agentenzahl, Minuten oder Workflow-Runs gesetzt werden.
Bei Datenschutz und Datenresidenz ist die gewählte Workspace-Region besonders wichtig. Synthflow betreibt Global-, US- und EU-Cluster. Im EU-Cluster bleiben nach aktueller Dokumentation sowohl Speicherung als auch Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union; im US-Cluster liegen beide Bereiche in den USA. Der ältere Global-Cluster speichert Daten in der EU, kann Live-Verarbeitung aber in den USA oder der EU durchführen. Die Auswahl wird beim Anlegen eines Workspaces getroffen und kann später nicht einfach umgeschaltet werden. Für eine andere Region muss ein neuer Workspace angelegt und die Konfiguration migriert werden. Bei eigener Twilio-Anbindung können zusätzlich Datenwege des Telefonieanbieters relevant werden. WhatsApp- und SMS-Chat-Agenten sind derzeit nur für US-Workspaces verfügbar, während API- und Widget-Chats in allen Regionen angeboten werden.
Auf Agentenebene lässt sich steuern, ob Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte gespeichert werden. Eine weitere Einstellung begrenzt die Aufbewahrung von Transkripten, Aufzeichnungen und Anrufer-IDs auf 30 Tage. Die aktuelle AI Transparency Statement nennt zusätzlich eine allgemeine Löschung verarbeiteter Daten innerhalb von 90 Tagen, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart ist. Mit der PII-Redaktion können sensible Angaben wie Kreditkartendaten, Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Anschriften aus neuen Transkripten, internen Logs und Post-Call-Webhooks entfernt werden. Diese Redaktion betrifft nicht das Live-Audio, wirkt nicht rückwirkend auf ältere Gesprächsdaten und kann laut Dokumentation wegen der unstrukturierten Natur von Sprachdaten nicht in jedem Fall hundertprozentig vollständig sein. Die Sicherheitsdokumentation nennt SSO, verpflichtende 2FA, erlaubte E-Mail-Domains und HMAC-SHA256-signierte Webhooks. Synthflow führt ISO 27001:2022, SOC 2, GDPR, HIPAA und PCI DSS V4.0.1 als Compliance- beziehungsweise Sicherheitsnachweise auf; weiterführende Unterlagen und Informationen zu Unterauftragnehmern liegen teilweise im Trust Vault. Diese Angaben sind wichtige Prüfpunkte, ersetzen aber keine eigene rechtliche Bewertung eines konkreten Einsatzes. Besonders bei aufgezeichneten Telefonaten, Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten oder internationaler Telefonie sollten Rechtsgrundlage, Einwilligungen, Löschfristen, Unterauftragnehmer und die gewählte Datenregion zum eigenen Prozess passen.
Für die Nutzung von Gesprächs- und Kundendaten enthalten die aktuellen Subscriber Terms eine wichtige Abgrenzung: Normaler Customer Input und Output wird laut Vertrag nicht verwendet, um KI- oder Machine-Learning-Modelle von Synthflow oder Drittanbietern zu trainieren, feinzujustieren oder zu verbessern. Eine eigene Regel gilt jedoch für Creator, die Templates freiwillig im Synthflow Marketplace veröffentlichen. Für solche veröffentlichten Templates räumen die Marketplace-Bedingungen Synthflow Nutzungsrechte zur Produktverbesserung ein, ausdrücklich auch mit Training als Beispiel. Unternehmen sollten diese beiden Fälle deshalb nicht miteinander verwechseln.
Die Transparenzdokumentation nennt auch Grenzen der eingesetzten KI. Antworten können in seltenen Fällen unvollständig oder irreführend sein; ungewöhnliche Sprache, Sarkasmus oder laute Umgebungen können zu unerwartetem Verhalten führen, und eine falsche Erkennung von Ton oder Absicht kann ein Gespräch an die falsche Stelle routen. Synthflow nennt regelbasierte Fallbacks, menschliche Übergaben und Tests als Gegenmaßnahmen. Bei ausgehenden KI-Anrufen bleibt der Kunde außerdem dafür verantwortlich, die für sein Land und seinen Anwendungsfall nötigen Einwilligungen und Hinweise auf den KI-Einsatz umzusetzen.
Sprachlich ist Synthflow bei den Voice-Agenten breit aufgestellt. Die Voice-Dokumentation listet zahlreiche Sprachen und einen mehrsprachigen Modus, der während eines Gesprächs zwischen mehreren Sprachen wechseln kann. Diese Angaben beschreiben das Verstehen und Sprechen der Agenten und sind nicht automatisch Dashboard-Sprachen. Für die Benutzeroberfläche lässt sich aber mindestens Englisch belastbar bestätigen: Die aktuelle offizielle Admin-Dashboard-Dokumentation zeigt und benennt zentrale Bereiche wie Admin, Workspace Settings, Data Region, Billing, Usage, Security und Team Members auf Englisch. Weitere Oberflächensprachen werden ohne entsprechende offizielle Bestätigung nicht aus der Voice-Sprachenliste abgeleitet. Eine native offizielle iOS-, Android-, Windows- oder macOS-Hauptanwendung wurde bei der aktuellen Prüfung ebenfalls nicht als zentrales Produkt bestätigt; Synthflow wird in erster Linie als Web-/Cloud-Plattform mit API genutzt.
Die öffentlichen Preisangaben von Synthflow sind aktuell nicht vollständig einheitlich und müssen deshalb getrennt gelesen werden. Die kanonische deutsche Preisseite nennt Enterprise-Verträge ab 30.000 USD pro Jahr; der endgültige Betrag richtet sich nach Anrufvolumen, Parallelität, Telefonie, Integrationen, Sicherheitsanforderungen und Launch-Support. Die Billing-Dokumentation beschreibt neue Deployments als sales-led, also individuell mit dem Vertrieb geplante Pakete. Gleichzeitig sagt die aktuelle Startseite ausdrücklich, dass Agenten vor dem Launch kostenlos erstellt und konfiguriert werden können und die Nutzung nach dem Launch nach einem Pay-as-you-go-Modell abgerechnet wird. Ein Changelog-Eintrag vom 25. August 2026 bestätigt außerdem weiterhin bestehende Nicht-Enterprise-Pläne, veröffentlicht dafür aber keinen allgemein gültigen aktuellen Preis. Eine weiterhin erreichbare BPO-Seite zeigt Starter-, Pro-, Growth- und Agency-Tarife samt 14-Tage-Test; die aktuelle Concurrency-Dokumentation bezeichnet frühere Pro-, Growth- und Agency-Pläne jedoch ausdrücklich als Legacy und nicht mehr für neue Abonnements verfügbar. Für das strukturierte Preisfeld bleibt deshalb der aktuell klar veröffentlichte Deutschland-Preis von 30.000 USD pro Jahr für Enterprise maßgeblich. Der kostenlose Aufbau und das nicht zeitlich begrenzte PAYG-Modell sind keine klassische Testphase; eine aktuelle öffentliche PAYG-Rate ist nicht eindeutig angegeben.
Auch für bestehende Kunden ist die Preisgeschichte relevant: Die Dokumentation weist darauf hin, dass ältere Workspaces noch Legacy-Billing besitzen können. In solchen Fällen gelten die im Workspace angezeigten Billing-Daten, Rechnungen und individuellen Verträge als maßgeblich. Für Agenturen wird außerdem das bisherige Stripe-basierte In-Product-Reselling am 15. September 2026 eingestellt. Subaccounts und Partnerfunktionen bleiben bestehen, aber automatische Kundenabrechnung, planbasierte Minuten-Top-ups und die bisherige Margenberechnung müssen bei betroffenen Setups auf eine eigene Abrechnung migriert werden. Wer Synthflow als Agentur oder White-Label-Baustein einsetzt, sollte diese Änderung vor einem neuen Kundenaufbau berücksichtigen.
Bei öffentlichen Nutzerbewertungen besitzt Synthflow für diese Nische einen ungewöhnlich großen Bestand. G2 führt aktuell 4,5 von 5 Sternen bei 1.015 Reviews und ist damit klar die wichtigste ToolWissen-Bewertungsquelle. Trustpilot folgt mit 4,1 von 5 bei 215 Bewertungen; dort befinden sich allerdings vereinzelt auch Beiträge, die nicht direkt die Produktnutzung bewerten. SaaSworthy zeigt 3,7 von 5 aus 16 Ratings, wobei die dort dargestellten Preisinformationen veraltet sind. Gartner Peer Insights führt 4,3 von 5 bei vier Ratings, Product Hunt 4,0 von 5 bei vier historischen Reviews aus der Fine-Tuner.ai-Produktphase, TrustRadius 9 von 10 aus einem Review und SourceForge 1 von 5 aus einem älteren Review. Die Zahlen dürfen nicht addiert werden und zeigen vor allem, dass G2 die mit Abstand belastbarste öffentliche Erfahrungsbasis liefert.
Für die Auswahl im Markt sind Retell AI, Vapi und Voiceflow naheliegende Alternativen, wenn Voice-Agenten, APIs oder visuelle Agentenentwicklung im Mittelpunkt stehen. Cognigy und Kore.ai sind eher Enterprise-orientierte Alternativen für größere Contact-Center- und Conversational-AI-Projekte. ElevenLabs ist besonders relevant, wenn Sprach- und Stimmqualität einen höheren Stellenwert als die komplette Orchestrierung eines Telefonprozesses hat. Synthflow passt vor allem dann, wenn Telefonie, Agentenlogik, Tests, Integrationen, menschliche Übergaben und Enterprise-Betrieb in einer Plattform zusammenkommen sollen. Weniger passend ist es für Privatnutzer, zwingendes Self-hosting oder On-Premise, häufig wechselnde Datenregionen, native Desktop-/Mobile-App-Pflichten und Teams, die ohne Vertriebsprozess einen vollständig festen Enterprise-Endpreis benötigen.
